Terminos y Condiciones

I. POLITICA DE PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

1. ANTECEDENTES

Con ocasión de la expedición de la ley 5181 de 2012 sobre protección de datos personales, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y toda vez que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. ha conservado y conserva datos personales de clientes, colaboradores, trabajadores, proveedores, aliados estratégicos, entre otros, en sus bases de datos y con el fin de dar cumplimiento a la citada normatividad, se permite emitir los términos y condiciones de tratamiento y administración de los datos personales, su política de privacidad así como los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.


2. CAMPO DE APLICACIÓN

La presente Política de Privacidad, en adelante “Política” o “Política de Privacidad”, establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales la Empleadora, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y tratamiento a los datos de los proveedores, clientes, trabajadores, etc. y demás personas naturales o jurídicas con las que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. sostiene o ha sostenido alguna clase de relación (en adelante “titular del dato”). El “titular del dato” al aceptar los Términos y Condiciones de la Empresa, está aceptando expresamente la siguiente Política de Privacidad y genera una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto.


Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual por la empresa. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.


En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de sus datos personales será VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S., identificada con Nit: 860.048.247-1, con sede principal en la Cra 6 No. 49 85, piso 3 en la ciudad deBogotá, Portal Web www.villahernandez.com Teléfono 2883070 y correo electrónico información@villahernandez.com.


Generalmente, el área de Recursos Humanos se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. La Empresa exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.


VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. se encuentra en proceso de unificación de sus bases de datos; por lo cual, actualmente los datos personales captados se almacenan en la respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada. No obstante, la Empleadora se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su ámbito de protección.


La presente política e información será para el conocimiento y utilización exclusiva de personas mayores de edad.


Al final del presente documento, se encuentra el Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales de VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. para su consulta.

3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. está comprometida por suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores, trabajadores evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.


Por tal motivo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.


Además, hemos implementado un sistema de seguridad de primer nivel para mantener salvaguardada la información de los titulares de los datos.

Permanentemente nos encontramos monitoreando el sistema.


El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Hemos diseñado un manual interno de políticas y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de la administración y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre el tratamiento de la información establecidas en la Ley.

4. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.

VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. solicitará los datos necesarios para la prestación del servicio, adquisición de productos, contratación, vinculación de trabajadores, aprendices, etc. así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de datos.


Los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes, usuarios, trabajadores, contratistas, etc.

La Empleadora ha implementado mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con su actividad. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, la Empresa no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

5. ACTIVIDADES Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

La Información proporcionada por el titular del dato a VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de tratamiento para:

- La prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados.

- Contratación de personal directo, contratación de contratistas independientes, contratación de personal por EST, Cooperativa de Trabajo Asociado, aprendices.

- Efectuar los reportes y pagos que correspondan a las entidades públicas o del estado en relación con la relación laboral de los trabajadores que se vinculen a la empresa.

- Efectuar los reportes y pagos relacionados con trabajadores enviados en misión por empresas de servicios temporales, aprendices, etc.

- Realización de estudios de seguridad, polígrafo, visitas domiciliarias, etc.

- Evaluar la calidad de los productos y servicios.


De igual forma, el titular del dato acepta su participación en los diferentes espacios de interacción que propicie VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S., sea a través del Administrador de Políticas, tales como: recibo de información y/o contenidos en general.


VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. y sus empresas vinculadas y aliadas podrán, de manera total o parcial, captar, almacenar, tratar, recolectar, reproducir, traducir, adaptar, extraer, compendiar, transmitir, ceder, con o sin ayuda de la informática, los datos almacenados en sus bases de datos digitales o físicas (manuales), sean que se hospeden en servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), manipulados, administrados, usados y divulgados por cualquiera de estas empresas y aquellas que se determinen como responsables del tratamiento.


6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

Se le informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan:

- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


7. MODIFICACIONES A LA POLITICA DE PRIVACIDAD

La Empleadora se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.


8. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

El titular del dato, con la aceptación de esta Política de Privacidad, declara conocer que la Empleadora, puede suministrar esta información a las empresas vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

9. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.


10. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

Las consultas y reclamos referidos a los conceptos, ítems y aplicación de la presente política serán atendidos por el Administrador de Políticas.

II. MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. .


CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES


ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Borrador de Decreto Reglamentario publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Decretos Reglamentarios entre ellos el 12377 de 2013.


ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S..


Cuando el presente documento haga mención de VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. se entenderán incluidas las sociedades vinculadas y aquellas con las que suscribe o celebra alianzas comerciales y estratégicas.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de proveedores, clientes, trabajadores, contratistas, aprendices, trabajadores en misión, empleados y colaboradores cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. desarrolle su objeto social.


ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza la Empleadora a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.



a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.


ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado)

b) Qué recopila (datos que se recaban)

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados

e) Si se recopilan datos sensibles

ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. Adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.


ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.


ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

A. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
B. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y
C. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.


ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.


CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento

c) Ser informado por VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


ARTÍCULO 14. DEBERES DE VILLA HERNANDEZ Y CIA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES . VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. - tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:


a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;

d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;

e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:

a. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARAGRAFO : VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.


ARTÍCULO 16 CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, (titulares), toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.


Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. garantiza:


a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:


• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos

electrónicos que le permitan identificarse.

• Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:


- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las

Correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

- VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

- VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que podrán colocarse a disposición de los interesados en la página web.

- VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

- Cada vez que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo podrá informar a través de su página web o mediante avisos fijados en las instalaciones.

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:


a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.


ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.


Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.


Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.


Los mecanismos o procedimientos que VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.


CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN


ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 22. VILLA HERNANDEZ Y CIA S.A.S designa al Administrador de Políticas para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna.

ARTÍCULO 23. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del momento de su suscripción.

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